Política de privacidad

Esta política describe cómo se tratan los datos personales en Oficium. Está escrita a partir del funcionamiento real de la aplicación, no de una plantilla.

Quién trata los datos

Responsable

Joaquín Vidal Gómez

NIF

29574676B

Domicilio

Camino de Villa Irene 2, Espartinas, Sevilla (41807) España

Contacto

[email protected]

Dos situaciones distintas

Conviene separarlas porque no son lo mismo:

• Datos de la cuenta. Los de la empresa usuaria y de las personas que acceden al panel o usan el asistente de WhatsApp. Los trata el titular de Oficium para prestar el servicio.
• Datos que cada empresa introduce. Los de sus propios clientes y trabajos. Es la empresa usuaria quien decide qué datos introduce y para qué; Oficium se limita a almacenarlos y procesarlos para que la aplicación funcione, y no los utiliza para ninguna finalidad propia.

Qué datos se tratan

• Cuenta de acceso al panel: correo electrónico, nombre y contraseña, que se guarda cifrada mediante una función de derivación de clave y nunca en claro.
• Técnicos: número de teléfono y nombre, para identificar quién escribe por WhatsApp y qué trabajo tiene asignado.
• Clientes de la empresa usuaria: nombre, dirección, teléfono, correo, NIF y notas, según lo que cada empresa decida introducir.
• Trabajos: descripción, contacto asociado, horas, materiales, fechas y fotografías adjuntas.
• Conversaciones de WhatsApp: el número del técnico y el texto de los mensajes intercambiados con el asistente, incluida la transcripción de los mensajes de voz.
• Documentos y cobros: partes, presupuestos y facturas generados, con sus importes y su historial.
• Datos de uso: registro del consumo del servicio por empresa, para aplicar los límites del plan.

Para qué se usan

• Prestar el servicio de gestión contratado: crear y mantener la cuenta, organizar trabajos y agenda, generar documentos y registrar cobros.
• Permitir que los técnicos anoten su trabajo por WhatsApp y recibir sus mensajes, audios y fotos.
• Atender las consultas que se envíen al correo de contacto.
• Cumplir las obligaciones legales que resulten aplicables.

No se utilizan los datos para publicidad, ni se elaboran perfiles comerciales, ni se venden o ceden a terceros para sus propios fines.

Proveedores que intervienen

Para que la aplicación funcione intervienen los siguientes proveedores. Se indica qué recibe cada uno, según lo que hace el código hoy:

Railway

Alojamiento de la aplicación y de la base de datos PostgreSQL, donde reside toda la información descrita arriba.

Twilio

Transporte de los mensajes de WhatsApp: números de origen y destino, texto de los mensajes y ficheros adjuntos.

OpenAI

Motor del asistente. Recibe el nombre de la empresa, los últimos mensajes de la conversación del técnico, el mensaje actual y los datos de los trabajos y clientes necesarios para responder. Las fotografías no se le envían.

Groq

Transcripción de los mensajes de voz. Recibe el fichero de audio que envía el técnico.

Cloudflare R2

Almacenamiento de PDF, fotografías y logotipos, cuando está configurado. Si no lo está, esos ficheros se guardan en el propio servidor de la aplicación.

Estos proveedores pueden tratar la información desde fuera del Espacio Económico Europeo. Las garantías aplicables son las que cada proveedor ofrece en sus propias condiciones; si necesita el detalle actualizado de alguno en concreto, puede solicitarlo en el correo de contacto.

Durante cuánto tiempo se conservan

Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y, tras su finalización, durante los plazos necesarios según la naturaleza de los datos, las obligaciones aplicables y la atención de responsabilidades o solicitudes.

Esta política se revisará cuando se implemente la eliminación automática por plazos dentro de la aplicación.

Base sobre la que se tratan

• La prestación del servicio solicitado, para todo lo necesario para que la aplicación funcione y para mantener la cuenta.
• El cumplimiento de obligaciones legales, cuando resulten aplicables.
• La atención de la consulta, cuando alguien escribe al correo de contacto.

Sus derechos

Puede solicitar el acceso a sus datos, su rectificación o su supresión, así como la limitación del tratamiento, oponerse a él y solicitar la portabilidad, escribiendo a [email protected]. Para poder atender la solicitud puede ser necesario comprobar la identidad de quien la formula.

Si sus datos los introdujo una empresa usuaria de Oficium —por ejemplo, porque es cliente suyo—, diríjase preferentemente a esa empresa, que es quien decide sobre ellos. Si escribe a Oficium, se le orientará sobre cómo hacerlo.

También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Seguridad

Las contraseñas se guardan cifradas y nunca en texto legible. El acceso al panel requiere identificarse y la sesión viaja en una cookie firmada. Los datos de cada empresa están separados de los de las demás, y cada técnico solo alcanza el trabajo que tiene asignado. Los documentos en PDF se sirven mediante enlaces firmados; quien disponga de uno de esos enlaces puede abrir el documento correspondiente.

Cookies

Oficium utiliza una única cookie, necesaria para mantener la sesión de quien se identifica. Puede consultar el detalle en la política de cookies.

Última actualización: agosto de 2026.